Как получить больше от Google Drive

Справедливости ради стоит сказать, что нам нравится набор онлайн-инструментов Google и мы регулярно используем Google Drive, Google Sheets и Google Docs. Поэтому собрали для вас много полезных советов о том, как извлечь максимальную пользу от их использования.

Google Docs

Набирайте меньше

Google Документы — это текстовый процессор, а это значит печатать — верно? Не обязательно. Если у вас есть телефон Android или устройство Google Home, вы знакомы с впечатляющими возможностями распознавания голоса Google.  Они также встроены в Google Docs.

  Голосовой ввод точен, быстр — и бесплатен, так что вы ничего не потеряете, попробовав его. Единственное требование — вам нужно работать с браузером Chrome.

Чтобы включить голосовой ввод, просто выберите «Голосовой ввод …» в меню «Инструменты» — или нажмите Ctrl + Shift + S. Нажмите значок микрофона во всплывающем диалоговом окне, которое позволит Chrome получить доступ к вашему микрофону. Теперь вы можете диктовать текст, и ваши слова вводятся непосредственно в ваш документ. Нажмите на микрофон второй раз, когда закончите. Если есть возможность, лучше всего использовать внешний микрофон, но мы добились неплохих результатов и со встроенными микрофонами на ноутбуках.

Запуск голосового ввода в Google Docs

Голосовой ввод Гугл не так полнофункционален, как коммерческие альтернативы, такие как Dragon Naturally Speaking. Во-первых, он не позволяет вносить исправления с помощью голоса, поэтому самый быстрый способ исправить ошибки — вручную.

Более того, хотя голосовой набор может распознавать более 100 языков и диалектов, знаки препинания доступны только на шести языках — английском, немецком, французском, испанском, русском и итальянском. Они ограничены: точкой, запятой, восклицательным  и вопросительным знаками, новой строкой и новым абзацем. Тем не менее, этого хватает в подавляющем большинстве случаев и эти неудобства минимальны, учитывая, что функция полностью бесплатна.

Публикуйте без проблем

Вы когда-нибудь хотели опубликовать свою собственную книгу, статью? Если вы собираете небольшой документ для личного или корпоративного использования — можно положиться на инструменты, встроенные в Документы Google.

В простейшем случае Docs позволяет выводить документ в формате EPUB, который совместим с Google Play Books, Apple Books, Kobo и многими сторонними программами для чтения электронных книг. Для этого просто выберите «EPUB» в «Загрузить как …» подраздел меню «Файл».

Публикация документа в Google Docs
  Для достижения наилучших результатов старайтесь использовать стили абзацев. Если вы отформатируете документ, используя встроенные «Стили абзацев» (заголовок 1, заголовок 2 и т. д.), и будете использовать стиль «Обычный текст» для основного текста, ваш EPUB будет содержать автоматически сгенерированное оглавление. Заголовки с более низким рейтингом будут организованы в виде подразделов к тем, которые имеют более высокий рейтинг, что позволит читателям быстро и легко найти нужный раздел.

Создавайте свой стиль

Надоело писать все на Arial или Times New Roman? Меню шрифтов в Google Docs содержит хороший набор альтернатив — и есть сотни других на выбор. Вы найдете их, выбрав «Больше шрифтов …» в верхней части меню шрифтов. Обратите внимание, что эти шрифты не загружаются на ваш компьютер, а ссылаются на них из онлайн-библиотеки Google. Это означает, что вы можете делиться документом с коллегами и быть абсолютно уверенными — выглядеть он будет так же, как и на вашем экране.

Выбор шрифтов в Google Документы

Кроме того, если вы регулярно обращаетесь к одному и тому же набору шрифтов и параметров абзаца, можно установить их в качестве стилей текста по умолчанию. Чтобы переопределить ваш основной текст, выберите абзац и настройте параметры шрифта (интервалы, отступы и т. д.), пока он не будет выглядеть правильно. Затем:

  • откройте меню «Стили» на панели инструментов;
  • наведите курсор мыши на «Обычный текст», щелкните стрелку, которая появляется справа от его имени;
  • выберите «Обновить обычный текст, в соответствии с выделенным фрагментом» во всплывающем окне.

Теперь это будет стиль по умолчанию для основного текста.

Переопределение стиля в Google Docs

Этот переопределенный стиль будет применяться только к текущему документу, но можно сделать его стандартным для каждого создаваемого нового документа. Просто откройте меню стилей и выберите «Сохранить как стили по умолчанию» во всплывающем окне, которое появляется при наведении указателя мыши на «Настройки ...».

Сохранение стиля по умолчанию в Google Docs

Переводите автоматически

Используйте всю мощь механизма онлайн-перевода Google, создав редакцию вашего документа на иностранном языке из Docs. Просто выберите «Перевести документ …» в меню «Инструменты». Укажите новое имя файла для переведенного результата и выберите язык, на который вы хотите его преобразовать.

Перевод текста в Google Docs

Создавайте заголовки и колонтитулы

В Word вы можете дважды щелкнуть верхнюю или нижнюю часть страницы, чтобы создать/изменить верхний или нижний колонтитул. В Документах Google вы делаете это из меню «Вставка». Менее очевидно, как можно изменить размеры областей, выделенных для колонтитулов. Чтобы найти этот элемент управления, выберите «Верхние и нижние колонтитулы …» в меню «Формат». Обратите внимание, что он расположен отдельно от элементов управления полями страницы, которые можно изменить, выбрав «Настройки страницы» в меню «Файл».

Создание колонтитулов в Google Docs

Google Sheets

Ограничивайте возможности пользователей

Google Sheets — это идеальная платформа для обмена электронными таблицами и формами внутри организации, например, можно использовать ее для бланков расходов. Однако, в этом сценарии необходимо ограничить параметры, которые можно вводить в определенные ячейки. И, к счастью, это довольно просто реализовать в Sheets.

Для этого создайте второй лист, нажав «+» под активной таблицей и введите допустимые переменные. Например, если хотите, чтобы сотрудники могли выбирать из десяти различных типов расходов, таких как проезд, проживание, содержание и т. д., вы можете ввести эти категории в первые десять ячеек столбца А. Можно создать столько наборов переменных сколько необходимо.

Проверка данных в Google Sheets

Теперь вернитесь к первому листу, который сотрудники будут использовать для подачи заявки. Выберите диапазон ячеек, которые должны принимать только те данные, что отображаются в определенном вами списке допустимых параметров.

Нажмите «Проверка данных» в меню «Данные» и используйте поле рядом с «Правила», чтобы указать диапазон ячеек, содержащих требуемые значения параметров: в нашем примере с 3 категориями расходов это будет «Лист2!А1:А3». По умолчанию Таблицы отображают параметры в раскрывающемся меню в каждой ячейке, которую вы форматируете, чтобы сотрудники могли быстро выбрать. В ином случае, если вы предпочитаете, чтобы они вводили данные напрямую, снимите флажок рядом с «Показывать раскрывающийся список в ячейке».

Импортируйте данные в реальном времени

В Google Sheets, как и в Microsoft Excel, вы можете легко ссылаться на данные из других листов в одной электронной таблице, используя ссылку, подобную той, что мы использовали выше. Таким образом, чтобы ячейка отражала содержимое ячейки А3 на втором листе активной электронной таблицы, вы должны ввести формулу

  =’Лист2′!A3.

Если какие-либо изменения повлияют на содержимое ячейки А3 Листа 2, то ячейка, содержащая формулу, автоматически обновится.

Импорт данных в Google Sheets

Однако с помощью Google Sheets вы можете продвинуться дальше, что не всегда возможно в Excel: поскольку ваши данные хранятся и в Интернете, то можно извлекать данные из любого количества совершенно отдельных электронных таблиц. Например, вы можете создать сводную информацию об эффективности бизнеса в конце года, составленную из десятка или более других электронных таблиц, которые хранятся на Google Диске или передаются вам.

Для этого вы можете использовать функцию IMPORTRANGE, которая в качестве параметров задает сетевой адрес исходной электронной таблицы и ссылку на подключаемую ячейку или диапазон, например:

=IMPORTRANGE(«https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Hh2grfB6rp9OQ2yAIu3S5YF_CCFJGwyqPGveABlOZKg/edit»; «World Cup!A1:D21»)

После ввода начинается загрузка информации («Loading..»).

Импорт HTML в Google Sheets

Вы даже можете импортировать данные из общедоступных источников, таких как XML или RSS-каналы, документы HTML или файлы CSV, размещенных в Интернете. Используйте функции IMPORTXML, IMPORTFEED, IMPORTHTML и IMPORTDATA соответственно для каждого из них. Вы найдете полную документацию по IMPORTXML здесь со ссылками, подробно описывающими, как использовать другие формулы в боковой панели.

Например, для импорта данных с нашего сайта введите:

=IMPORTHTML(«https://vitjaz.su»; «list»; 1)

Создавайте макросы

Microsoft Excel для программирования использует VBA. Гугл Таблицы поддерживает мощную среду скриптов приложений, которую можно использовать для написания всевозможных программ для автоматизации.

Если вам не нравится копаться в коде, вы также можете записывать и выполнять макросы. Чтобы настроить макрос, выберите «Записать макрос» во всплывающем меню «Макросы» в меню «Инструменты», а затем выполните действия, которые вы хотите автоматизировать. Можно назначить сочетания клавиш макросам при их сохранении.

Запись макроса в Google Sheets
Наш совет здесь заключается в том, чтобы убедиться, что вы выбрали соответствующую опцию для сохранения абсолютного или относительного местоположения ячейки. Если вы выберете первый —  макрос всегда будет работать с точными ячейками, по которым вы щелкаете. Выберите последний — он совершит действие относительно позиции курсора.

Масштабируйте встраиваемые картинки

Помимо текста, чисел и формул, ячейки в Sheets могут содержать изображения. Используйте формулу IMAGE для встраивания онлайн-изображения со следующим синтаксисом:

=IMAGE(«https://vitjaz.su/wp-content/uploads/2018/08/cropped-Favicon.png «, 1)
Масштабирование изображения в Google Sheets

Необязательные атрибуты:

  • «, 1» в конце указывает Sheets масштабировать изображение, чтобы оно помещалось в ячейку;
  • «, 2» — чтобы растянуть изображение на всю ячейку;
  • «, 3» — чтобы вставить его 100% размер, с обрезанным изображением по краям ячейки;
  • «, 4» — чтобы указать размер с точностью до пикселя прописав высоту и ширину, например:
=IMAGE(«https://vitjaz.su/wp-content/uploads/2018/08/cropped-Favicon.png»; 4; 128; 128)

Гугл Диск

Делайте резервное копирование

Суть Drive в том, что ваши файлы хранятся в «облаке» — но если вы хотите сделать локальную копию, есть несколько способов загрузки ваших файлов, в том числе с помощью параметра «Скачать как …» в меню «Файл» каждого приложения или щелкнув правой кнопкой мыши по отдельным файлам на диске и выбрав «Скачать».

Сохранение локальной версии документа в Google Sheets

Если нужно скачать копии всех документов вашей учетной записи на Диске — вернитесь на верхний уровень вашего диска, щелкните правой кнопкой мыши необходимый файл или папку, выберите «Скачать». Drive преобразует ваши документы, листы и слайды в версии, совместимые с Office, и сожмет их в ZIPархив для загрузки.

Резервное копирование документов из Облачного хранилища Google

Используйте расширения

Не только функционал веб-браузеров может быть увеличен с помощью расширений. В одном из приложений Drive откройте меню «Дополнения» и выберите «Установить дополнения», и вы найдете большое количество плагинов, расширяющих функциональность. Если вы хотите отсортировать плагины — щелкните раскрывающийся список «Все …» в верхней части диалогового окна «Дополнения», чтобы сузить список до определенных категорий.

Загрузка расширений для приложений Google Drive

Так, например, с помощью апплетов IFTTT вы можете подключить приложения Google Drive к интеллектуальным бытовым приборам и телефонным приложениям. Или можно найти такие расширения, которые в определенной форме  Google Таблицы будут накапливать данные о телефонных звонках и многое другое.

Другие сервисы, такие как Google Calendar и Assistant, также будут полезны пользователям.

Оптимизируйте движения

Перемещение рук с клавиатуры на мышь и обратно снижает производительность — так что вам стоит ознакомиться с сочетаниями клавиш. Все приложения Drive поддерживают широкий спектр горячих клавиш: в любой момент нажмите «Ctrl» + «/», чтобы вызвать окно с подробным описанием доступных возможностей.

Горячие клавиши в Google Drive

Рискуйте обдуманно

Иногда в бизнесе, как и в жизни, величайшие успехи порождаются смелостью. Так почему бы не реорганизовать полностью, например, важную таблицу и попытаться посмотреть на данные по-другому? Google Drive и все связанные с ним приложения имеют встроенные инструменты контроля версий, так что вы можете легко восстановить исходный вид, если ваши идеи не оправдались.

Просмотр истории версий документа

Просто нажмите на любой файл в представлении Google Диска и выберите «История версий» — просмотрите и восстановите исходные данные. Чтобы было легче определить момент, когда вы начали вносить большие изменения, вначале нажмите «Файл» и выберите «Имя текущей версии» во всплывающем окне «История версий». Если вы позже разочаруетесь в своих действиях, то сразу сможете найти, какую версию хотите восстановить.

Материал подготовил: вITязь

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.